La Contabilità esiste nelle versioni per
- Comuni e Unioni di Comuni
- II.PP.A.B. (anche per quelle che partono dalla contabilità pubblica per generare adempimenti di tipo privatistico – Conto Economico e del Patrimonio)
- Regioni ed Enti Regionali
- Camere di Commercio
- Notariati
- Enti strumentali di Pubbliche Amministrazioni
È composta da più moduli, tra loro interconnessi ma indipendenti.
Tali moduli sono:
- Contabilità Finanziaria (che assolve a tutti gli obblighi di legge, oltre a fornire informazioni strutturabili a piacere sui principali momenti operativi)
- Moduli base per il Controllo di Gestione
- Contabilità Economica integrata: una scrittura in finanziaria attiva automaticamente le opportune scritture di Contabilità Economica
- Economato
- Mutui
- Inventario (con gestione dei beni mobili, immobili e delle relative manutenzioni)
- Gestione ordinativi
Tutti gli anni di esercizio sono raggruppati in un unico database relazionale; questa organizzazione li rende immediatamente accessibili e interoperativi, determinando un’irrisoria facilità nella generazione del nuovo esercizio e nella determinazione dei residui.
Il software gira su qualsiasi versione di Windows, mutuandone gli aspetti migliori, come la possibilità di utilizzare un numero illimitato di finestre, liberamente dimensionabili e contemporaneamente attive sullo schermo
È previsto un meccanismo di controllo degli accessi con differenti livelli di autorizzazione, oltre ad un sistema di memorizzazione delle operazioni realizzate sui dati.
L’interazione con le tabelle è estremamente semplice: è infatti prevista la possibilità di ordinare l’elenco prodotto con un solo click, oppure di produrre la somma di una colonna specifica. Tutte le liste sono inoltre immediatamente esportabili su un foglio Excel o OpenOffice Calc.
Tutte le stampe vengono prodotte in formato A4; da ogni stampa è possibile generare con facilità file .pdf, .html, .rtf (compatibili con Word e OpenOffice Writer) oppure .xls.
È possibile gestire le fatture elettroniche, sia per l’importazione che per l’esportazione, gestendole poi all’interno del software tramite le funzionalità previste, come la contabilità fornitori e debitori, le liquidazioni e i pagamenti o gli incassi. In particolare, questi ultimi sono comunicabili alle Tesorerie tramite tracciati OPI o OIL, a seconda del regime a cui il bilancio appartiene.
Per quanto riguarda la parte previsionale, è possibile gestire il bilancio annuale o pluriennale, utilizzando anche una funzione chiamata Peg On Line per compilare il dato direttamente in Excel, coinvolgendo diversi attori nell’operazione.
Naturalmente sono previste una grande quantità di stampe, sia ministeriali che di controllo.
Il rendiconto prevede la possibilità di produrre in qualsiasi momento dati relativi conto consuntivo, avendo la situazione economico-finanziaria sempre in linea. Ovviamente, come nel caso del bilancio di previsione esiste una grande quantità di stampe, ministeriali e di controllo. Vengono inoltre realizzati il conto del patrimonio (con integrazione automatica dei dati delle immobilizzazioni, se gestite con la procedura Inventario), del certificato del conto di bilancio comprensivo di acquisizione automatica dei dati e generazione dell’archivio ministeriale.
Per quanto attiene ai mutui, è prevista la gestione automatizzata del piano di ammortamento, con produzione dell’allegato al Bilancio e generazione automatica dei mandati per ogni scadenza.
Il fondo economale ospita funzioni come la gestione e stampa di buoni e anticipazioni; produce stampe di controllo e genera automaticamente i mandati ad ogni richiesta di reintegro.
Venendo all’inventario, questo prevede la possibilità di gestire gli assegnatari di ogni bene, calcolandone gli ammortamenti e tenendo conto delle manutenzioni; a questa funzione è collegata l’alimentazione automatica Conto del Patrimonio.
Passando agli ordini, questo modulo consente la gestione e stampa degli ordini ai fornitori, con controllo sulle consegne e generazione delle relative liquidazioni.
Per finire, due parole sul controllo di gestione. Poiché le modalità di confronto con la problematica sono diverse da ente a ente, prospettiamo tre approcci possibili:
- possibilità di ottenere automaticamente lo sviluppo a consuntivo dei dati della Relazione Previsionale e Programmatica (inclusa nella fornitura);
- possibilità di incrociare e valorizzare dati provenienti automaticamente dalla procedura con parametri e indicatori inseriti liberamente dall’Ente (inclusa nella fornitura);
- realizzazione ex-novo di una procedura personalizzata sulle esigenze dell’ente, da concordare