La procedura Protocollo gestisce tutta la gamma di documenti in entrata e in uscita da un Ente. Oltre alla consueta possibilità di esportazione delle stampe e utilizzo dei dati anche tramite strumenti terzi, come Microsoft Excel e Open Office Calc, vorremmo porre l’attenzione su alcune caratteristiche del software.
- Il caricamento è ottimizzato a tabs: i dati di un documento obbligatori per legge vengono visualizzati tutti nella prima pagina del programma di registrazione. Nelle sezioni successive sarà possibile inserire i dati facoltativi o visualizzare le immagini eventualmente scansionate, o i dossier ai quali il documento potrebbe essere stato attribuito
- È possibile duplicare – in modo parziale o totale – i dati di un protocollo già inserito.
- La scelta tra diversi oggetti ricorrenti, caricati a discrezione dell’utente, permette di velocizzare l’inserimento dati.
- La ricerca dei documenti è potente e versatile: si va dalla visualizzazione del caricato giornaliero alla ricerca per singolo corrispondente in una certa data. Inoltre, la ricerca da parte dei singoli uffici è facilitata e limitata – se lo si desidera – alla sola documentazione da essi caricata.
- Possibilità di creare catene di documenti tramite un riferimento al documento che segue o precede quello in consultazione
- La gestione dei livelli di accesso va dalla sola visione al controllo completo, passando per la possibilità di visualizzare o caricare la posta in partenza di uno specifico ufficio
- È prevista la possibilità di inibire temporaneamente la protocollazione da parte di uffici diversi dall’ufficio protocollo, qualora sia attivata la specifica funzione
- La visualizzazione di tutto lo storico in arrivo o in partenza per il corrispondente richiesto è immediata
- La gestione dell’archiviazione ottica dei documenti è disponibile direttamente dal programma
- Non manca la facoltà di allegare file esterni a numeri di protocollo (per esempio file grafici o Cad)
- Compare una gestione dinamica dei dossier, ossia raccoglitori virtuali che consentono di riunire di- versi documenti secondo criteri scelti dall’utente. Ogni documento potrà essere attribuito a un numero di dossier a discrezione dell’utente
- È prevista la gestione di uno scadenziario, dell’elenco della posta evasa o da evadere